Buscar

El ciclo PHVA (PDCA en inglés)

Actualizado: abr 16





El concepto (o ciclo) PHVA (PDCA en inglés) surgió en la década de 1930, diseñado por el estadounidense Walter Andrew Shewhart. William E. Deming fue responsable de su circulación generalizada, que finalmente llevó el concepto a Japón, donde se aplicó de forma masiva en las empresas de este país.


Las siglas PHVA son el resultado de agrupar las cuatro siguientes actividades:


  • Planificar

  • Hacer

  • Comprobar

  • Actuar


A menudo se le conoce como un ciclo. Significa que la mejora continua está en funcionamiento cada vez que el ciclo se activa y vuelve a su inicio.


El concepto PHVA

La base de esta herramienta es la repetición. Se aplica sucesivamente a los procesos que buscan mejorar continuamente. En este contexto, la planificación, la estandarización y la documentación son prácticas esenciales y mediciones precisas. Otros factores abordados por el concepto PHVA son los talentos y habilidades de los profesionales involucrados.

Pero, ¿cómo podemos definir de manera resumida y didáctica qué es el ciclo PHVA?


El significado de PHVA

PHVA es un acrónimo que da nombre a una herramienta utilizada en la gestión de la calidad del proceso. Su objetivo es resolver problemas siguiendo las cuatro fases indicadas por sus letras: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. Debido a que es una herramienta cíclica, también promueve la mejora continua del proceso.


Las 4 etapas del Ciclo Conceptual PHVA son:


LA PLANIFICACIÓN

Es la etapa donde analizamos los problemas que queremos resolver, de acuerdo con el siguiente orden:

  • Definición de problemas

  • Establecer metas

  • Elección de métodos

Un método extensamente utilizado es preguntarse a si mismo 5 veces ¿por qué ocurrió el problema? y siempre respondiendo de forma completa.

En este momento, el concepto PHVA está comenzando a mostrar metodología estructurada y organizada para encontrar soluciones.


Los 5 por qué y el proceso PHVA

No hay manera de planificar una solución a un problema sin identificar su causa raíz, el problema raíz, el que realmente es la razón inicial de todo.

Por ejemplo, imaginemos que surge un problema en nuestro hogar: la luz no se enciende en una habitación determinada.

Podríamos preguntarnos:

1 ¿Por qué no se enciende la luz? La respuesta es obvia, la bombilla debe haberse fundido.

Revisamos la bombilla y descubrimos que realmente ha explotado, pero;

2 ¿Por qué explotó la bombilla?

Al revisar el cuadro eléctrico, descubrimos que el disyuntor de esa habitación está apagado por lo que llegamos a la conclusión esto sucedió, la luz se encendió antes de que el interruptor de circuito se apagara.

Podemos simplemente volver a encenderlo, pero preguntémonos a nosotros mismos:

3 ¿Por qué estaba apagado el interruptor de circuito?

Por lo general, esto sucede debido a una sobrecarga de energía sobre la capacidad del interruptor.

4 Pero, ¿por qué había tal sobrecarga de energía?

Regresamos a la habitación y observamos que hay varios equipos conectados a una toma de corriente, a través de un adaptador, que generó una sobrecarga en ese circuito.

5 Pero, ¿por qué poner tantos equipos en la misma toma?

Finalmente, descubrimos que otra toma de corriente en esa habitación, anteriormente utilizada para conectar elementos a la red eléctrica, está bloqueada por un cambio en el diseño de los muebles.


Al comienzo de este problema, si alguien hubiera dicho que la luz de la habitación estaba apagada porque alguien había cambiado la ubicación de los muebles, ¿consideraríamos eso una respuesta adecuada? Posiblemente no, y por lo tanto, esta es la razón por la que el método de los 5 porqués es tan ampliamente utilizado.


Veamos la secuencia de "por qué" que nos hemos preguntado hasta descubrir la causa real del problema que:

  1. ¿Por qué no se enciende la luz?

  2. Y, ¿por qué la bombilla explotó?

  3. ¿Por qué estaba apagado el interruptor de circuito?

  4. ¿Por qué había tal sobrecarga de energía?

  5. Pero, ¿por qué poner tantos dispositivos en la misma salida?



HACER

Es hora de ponerse en práctica, ejecutando lo que se determinó en el paso anterior:

  • Practicar el método

  • Ejecutar

  • Hacer cambios

No necesitamos esforzarnos hacia la perfección, solo buscar lo que se puede hacer de una manera práctica, medir y registrar los resultados.


Es interesante remarcar que en esta etapa del modelo PHVA, a pesar de llamarse HACER, en realidad no se comienza a hacer nada que solucione el problema, solo se está capacitando a las personas que tendrán que actuar, que se arremangarán y poner las cosas en práctica.


Sin una capacitación adecuada, la ejecución del ciclo PHVA ciertamente se verá comprometida.


Otro punto importante en la fase HACER del proceso PHVA es no buscar la perfección, solo lo que se puede lograr de una manera práctica. Como cualquier buen estadístico, Deming sabía que, al alcanzar un cierto nivel de excelencia, al ir más allá de él en busca de la perfección podría superar cualquier pequeño problema.

Así que conviene atentos y no exagerar en la búsqueda de una calidad inalcanzable. Definir los estándares que se pueden alcanzar y midamos si la variación está dentro de los límites aceptables.


VERIFICAR

Es uno de los pasos más importantes que definen el ciclo del concepto PHVA. Después de la verificación , veremos si la acción ha mejorado:


  • Comprobar que el proceso se está siguiendo y cumpliendo

  • Comprobar qué es lo que está funcionando y qué no.

  • A cada paso, preguntarnos por qué?

  • Con las respuestas, mejorar y practicar el método definido.


ACTUAR

Es hora de actuar más asertivamente, ¿Las cosas van como están planeadas?


Si las respuesta es “sí” entonces continuemos así


Si se mantienen algunos problemas entonces:

  • Se debe actuar para corregir y prevenir los errores

  • Mejorar el sistema de trabajo.

  • Repetir las soluciones que funcionaron

Al final de la cuarta fase, el concepto PHVA sugiere que el ciclo se reinicia nuevamente, para buscar una mejora continua e ininterrumpida.


Cuando el método ha sido definido y comienza a aplicarse, las mediciones deben ser aún más intensas, en busca de errores y desviaciones. Si se encuentran no conformidades, el proceso PHVA se reinicia, en busca de una mejora continua del proceso.



Advertencias al aplicar el concepto PHVA

  • Solo pasar a la fase HACER después de haber considerado la PLANIFICACIÓN

  • Si encontramos que durante la etapa de actuación hay un exceso de repeticiones e intentos, se debe volver a planificar el proceso

  • Evitar cortocircuitos en el ciclo, no omitiendo etapas o no dedicando suficiente tiempo a las preguntas y buscando los "por qué"


El concepto PHVA es simple pero laborioso.


Muchos se engañan al usar el concepto PHVA, creyendo que es una herramienta que no requiere un trabajo dedicado y meticuloso. Dentro de los errores más comunes podemos destacar:

  • Falta de razonamiento al responder a los "por qué"

  • Análisis de escenarios incompletos.

  • Formación ineficiente

  • Registros incompletos

  • Mediciones inexactas

  • Procesos insuficientemente detallados